'We gaan heel bewust om met de gezondheid van medewerkers'

Een loods van zestien meter hoog met stellingen, smalle gangen en ruim 25.000 palletplaatsen, dat is het werkterrein van Hexspoor E-Fulfilment. Het Brabantse familiebedrijf verzorgt de logistiek achter webwinkels en bestelportals en verstuurt vanuit hier dagelijks producten naar consumenten en bedrijven. ,,Er rijden flink wat heftrucks, reachtrucks en orderpick-karren rond,” zegt directeur en eigenaar Silvan Hexspoor. De specifieke arbeidsrisico’s die dat mogelijk met zich meebrengt, staan vermeld in een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), zoals wettelijk verplicht is voor ieder bedrijf met medewerkers in dienst.

,,Veiligheid is in ons bedrijf heel belangrijk,” zegt Hexspoor. ,,Het is elke dag het eerste onderwerp dat wordt besproken tijdens onze ‘dagstart’. Hierbij worden alle medewerkers gevraagd input te leveren. Ook hebben we de afgelopen jaren veel stappen genomen op het gebied van veiligheid: veiligheidsschoenen, fluor-zichtbaarheidskleding, spiegels, belijning, heftruckopleidingen, tilcursussen enzovoorts. Die onderdelen van RI&E passen dus uitstekend in onze dagelijkse werkzaamheden.”

Veiligheid is in ons bedrijf heel belangrijk: onze dagstart begint er altijd mee

Hexspoor werkt al zo’n twintig jaar met een RI&E, maar laat die regelmatig aanpassen: veranderingen op de werkvloer vragen om een update. Vorig jaar is de het document volledig opnieuw opgesteld. ,,Ik ging van twee bedrijven naar één bedrijf,” verklaart de ondernemer. ,,Ik had tot die tijd ook een productiebedrijf met zware machines, waar andere risico’s bij kwamen kijken. Die hebben we niet meer nu we alleen een logistiek bedrijf zijn.” Voor het vernieuwen van de RI&E schakelde Hexspoor een externe consultant in vanuit de arboleverancier van zijn bedrijf. ,,Die pakte het zeer grondig aan. Het fijne van een extern iemand inhuren, is dat vreemde ogen dwingen. Je wordt toch een beetje bedrijfsblind op bepaalde vlakken. Bovendien kan de regelgeving nog weleens worden veranderd in de werkomgeving, dus nu zijn we op het gebied van RI&E weer helemaal opgefrist en bij de tijd.”

Lees ook: Waarom het opsporen en voorkomen van risico’s op de werkvloer belangrijk is

Gezonde werkhouding en thuiswerken

Andere ondernemers gaan liever zelf aan de slag met het uitvoeren en opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie. Dat deed Michelle de Wit bijvoorbeeld. Zij is directeur van Travelcenter De Wit, een reisbureau met vijf vestigingen. ,,Onze arbodienst bood aan een rapport voor ons op te maken, maar dat hebben we bewust in eigen beheer gedaan, met behulp van een onlinetool", vertelt ze. ,,Zo werden we ons veel bewuster van alle mogelijke arbeidsrisico’s en wat we kunnen doen om die te beperken. We hebben een winkelomgeving, zonder de directe gevaren die je bijvoorbeeld in een loods of keuken hebt, maar er liggen evengoed altijd risico’s op de loer. De vloer kan glad zijn, er kan een een kabel in de weg liggen of een stofzuiger in een gangpad staan. Het is fijn dat je in zo’n geval kunt verwijzen naar een document waarin staat hoe je daarmee moet omgaan. Dat biedt duidelijkheid, voor zowel ondernemers als medewerkers. En als er eens iets gebeurt, is er altijd iemand met een BHV-diploma aanwezig.”

Een RI&E zorgt niet alleen voor een veilige werkomgeving, maar ook voor een gezonde werkhouding: een onderwerp als langdurig beeldschermwerk wordt hierin ook opgenomen, met het doel gezondheidsklachten en werkverzuim te voorkomen en verminderen. ,,Alle medewerkers kunnen in de RI&E terugvinden hoe ze het beste achter hun bureau kunnen zitten, welke afstand ze tot hun beeldscherm moeten bewaren en wat de juiste hoogte van dat scherm is,” zegt De Wit. ,,Extra benodigdheden waar mensen om kunnen vragen, zoals een voetensteun, vind je hierin ook terug. Ik vind het belangrijk dat medewerkers aangeven waar ze behoefte aan hebben, en dat ze weten waar ze om mogen vragen.”

Een RI&E moet up-to-date worden gehouden. De Wit kiest ervoor dat ieder jaar te doen. En ze heeft aanvullingen gedaan om het document te laten aansluiten op de coronamaatregelen. ,,Denk aan het mondkapje, afstand houden, het extra poetsen van de balies, toiletten en deurklinken. Zeker nu met het coronavirus merk ik dat medewerkers veel behoefte hebben aan duidelijkheid. Daarnaast doet het hen goed om te weten dat we bewust met hun gezondheid omgaan.”

Ook aan thuiswerken is gedacht in de RI&E-update, vertelt De Wit. ,,Het thuiswerkbeleid vraagt wat van ieders verantwoordelijkheid: medewerkers moeten thuis grotendeels zelf een goede en veilige werkplek creëren. Omdat ik als werkgever niet bij iedereen in huis kan kijken, moesten ze zelf inventariseren wat er nodig is om op een veilige manier te kunnen werken. Dat hebben ze gelukkig goed opgepakt. En wij hebben ze beeldschermen, muizen en andere apparatuur meegegeven, zodat ze ook thuis een goede werkhouding achter hun computer hebben.” Een RI&E kan zo dus ook bijdragen aan gezonde, gelukkige medewerkers – en daarmee zorgen voor een hogere productiviteit en minder ziekteverzuim.

Zeker nu met het coronavirus merk ik dat medewerkers veel behoefte hebben aan duidelijkheid

Administratie en inspectie

Hoewel een RI&E soms best even wat administratieve handelingen – en daarmee tijd – vergt, is ook Hexspoor blij dat alles goed is geregeld. In zijn bedrijf zijn BHV’ers, een arbocommissie, een preventiemedewerker en een vertrouwenspersoon aangesteld. ,,Als familiebedrijf wil je natuurlijk goed voor je medewerkers zorgen,” zegt hij. ,,De administratieve last vind ik best zwaar – gesprekken met medewerkers moet je vastleggen en fysiek of digitaal beschikbaar stellen. Als we tijdens de dagstart constateren dat er een pallet achter een branddeur stond noteren we dat. Ook leggen we vast dat we eens per maand een inspectieronde lopen om te zien of alle deuren en hekjes open kunnen. Maar als je eens brand hebt of er is een andere calamiteit, is het toch wel heel fijn dat de branddeuren opengaan, er niks in de weg staat en iedereen weet wat ie moet doen. Je bent toch verantwoordelijk voor honderd mensen.”

Wil je weten wat de verplichte RI&E jou en je medewerkers oplevert? Op routenaar.rie.nl vind je alles wat je moet weten om aan de slag te gaan met een risico-inventarisatie en -evaluatie.